Mentorointikokemuksia

Lapin aluehallintovirasto käynnisti viime vuonna mentorointihankkeen, jossa lähdettiin kokeilemaan osaamisen kehittämistä hieman erilaisin menetelmin, kuin mitä perinteisesti on alallamme käytössä. Osaamisen kehittämiseen haluttiin löytää vaikuttavampia ja räätälöidympiä malleja. Lapin alueelta ilmoittautui mukaan kaksi mentoroitavaa, Mari ja Mikko, ja Saara ja minä lupauduimme mentoreiksi. Mentorointiparien vetäjäksi lähti Antti, Etelä-Suomen aluehallintovirastosta.

Mentorointi käynnistettiin yhteisellä tapaamisella syyskuun alussa Helsingissä. Kaikkiaan yhteisiä tapaamiskertoja oli prosessin aikana kolme. Lisäksi pidimme yhteyttä Skypen välityksellä. Mentori ja aktori tapasivat näiden yhteisten tapaamisten lisäksi sekä kasvokkain, että Skypen välityksellä tietyin sovituin väliajoin. Mentorointiprosessi kesti kaikkiaan yhdeksän kuukautta.

Mentorointiprosessin alussa ajatuskuplia puhaltamassa…

Mentorointiprosessin aluksi kirjattiin yhdessä sovitut tavoitteet ja tavat, joilla seurataan prosessin etenemistä. Sekä aktoreille, että mentoreille selvennettiin myös omaa roolia, ja annettiin tukimateriaalia alkavaan tehtävään. Aikataulutimme myös heti aluksi prosessin vaiheet ja tapaamisten ajankohdat.

Yhdeksän kuukauden aikana ehtii tapahtua kuitenkin monenlaista. Marin ja minun tavoite esimerkiksi laajeni prosessin aikana alkuperäisestä suunnitelmasta suurempaan kokonaisuuteen. Mentoroinnin kannalta haasteellisinta oli aikapula. Molemmilla oli omassa työssään kiirettä, ja lisäksi molempien työtehtävät myös muuttuivat prosessin aikana, millä luonnollisesti oli myös vaikutusta mentorointiin.

Kun Satu keväällä 2017 kysyi halukkuuttani lähteä mukaan mentoriksi, pohdin asiaa pitkään. Sitoutuminen lähes vuoden kestävään kokeiluun mietitytti. Näin jälkikäteen voin sanoa, että mukaan lähteminen kannatti. Kävimme lukuisia mielenkiintoisia keskusteluja yhteisissä tapaamisissa, joissa pohdimme niin mentorointiin, kuin myös laajemmin työhön liittyviä teemoja. Marin kanssa kävimme niin ikään monia keskusteluja mentorointiaiheemme lisäksi myös muista kirjastoalaan liittyvistä ajankohtaisista asioista. Mentorille prosessi antoi pohdinnan aihetta omien toimintatapojensa suhteen. Vaikeaa oli esimerkiksi välillä pitäytyä mentorin roolissa. Mentorinhan ei ole tarkoitus tarjota omia ratkaisumallejaan mentoroitavalle, vaan tukea hänen omaa toimintaansa ratkaisujen löytämiseksi.

Mentorointi on hyvä tapa jakaa osaamista ja sen toivoisi lisääntyvän alallamme. Pitkien mentorointiohjelmien tilalle voisi kokeilla myös lyhytkestoisempia malleja. Tavoitteesta riippuen myös muutaman kuukauden mentorointikokeilut voisivat olla riittäviä, ja madaltaa kynnystä lähteä mukaan. Perinteisiin koulutuspäiviin verrattuna mentoroinnilla saavutetaan syvempää oppimista, ja koko prosessi on luonnollisesti huomattavasti vuorovaikutteisempi. Mentoroinnilla kasvatetaan myös verkostoja, joilla on iso merkitys koko alan osaamisen ja kehittymisen kannalta.

Satu Ihanamäen juttu mentoroinnista löytyy Kirjastolehden blogista:

http://suomenkirjastoseura.fi/artikkelit/osaamisen-kehittamista-mentoroinnin-keinoin/

Osaamisen ja palvelujen kehittämistä Espoossa

Kävimme eilen Päivin kanssa tapaamassa Oili Sivulaa Ison Omenan palvelutorilla. Moni on varmaan jo käynytkin tutustumassa palvelutorin toimintaan. Lyhykäisesti kyseessä on siis palvelukonsepti, jossa julkisia palveluita on keskitetty yhteen toimipisteeseen asioinnin helpottamiseksi. Palvelutorilta löytyy kirjastopalvelujen lisäksi esimerkiksi neuvola, nuorisopalvelut, Kela ja terveysasema. Kirjaston palveluvalikoima on myös monipuolinen. Palvelutorilta löytyy mm. Stage, pajatoimintaa ompelukoneista puutyöverstaaseen, musiikkistudio ja soittohuone, mutta näiden lisäksi tarjolla on myös esimerkiksi hiljaista tilaa.

Espoon kirjasto on ollut monessa toiminnassa edelläkävijä. Halusimmekin kuulla, miten ideat ja palvelut heillä syntyvät, ja miten henkilöstön osaamista kehitetään tällaisessa, ei ehkä niin perinteisessä kirjastoympäristössä. Mielikuvissa Espoon kirjastoon liittyy myös kiinteästi kaksi palvelukokonaisuutta; monikulttuurisuustyö ja nuorten kirjastopalvelut. Näistä kuulimme myös lisää käyntimme yhteydessä.

Sunniva Drake valotti meille Espoon kirjaston monikulttuurisuustyötä, jota on tehty, ja tehdään monella eri tavalla. Palveluihin kuuluvat mm. kielikahvilat, cv-klinikat, asiointipalvelut, suorarekrytointitilaisuudet ja jopa suurlähetystövierailut. Monikulttuurisuus näkyy myös kirjaston rekrytoinneissa.

Nuorten kirjastopalveluja Espoossa aloitettiin kehittämään aktiivisesti kauppakeskuskirjastojen tulon myötä. Nuorten tulo kirjastoihin tarkoitti alussa ääntä ja häiriöitäkin. Tilannetta lähdettiin ratkomaan tarjoamalla nuorille kohdennettuja palveluja. Tällä hetkellä yhteistyötä tehdään esimerkiksi nuorisotoimen kanssa. Uudeksi kohderyhmäksi on havaittu nuoret, jotka eivät enää kuuluu lasten kirjastopalvelujen piiriin, mutta ovat kuitenkin liian nuoria varsinaisiin nuorille suunnattuihin kirjastopalveluihin, eli puhutaan ns. väliryhmästä.

Miten Espoossa sitten toteutetaan sitä alussa mainittua osaamisen kehittämistä? Ensinnäkin kirjastossa pyritään huomioimaan ja ottamaan käyttöön henkilökunnan vahvuudet. Kokeilla saa, ja saa myös erehtyä ja epäonnistuakin. Palveluja ja toimintaa kehittää koko henkilökunta. Palvelujen tarve lähtee asiakkaista ja yhteiskunnassa tapahtuvista muutoksista, joihin reagoidaan tarvittaessa nopeastikin. Se mikä pysyy, ja mikä on pohjana kaikelle työlle, ovat kirjaston arvot: sivistys, rohkeus ja yhteiskuntavastuu.

Espoossa on käytössä työkierto. Tavoitteena on, että koko henkilökunta kiertää, mutta varsinkin esimiesten työkiertoa on toteutettu aktiivisesti. Pedagogisia taitoja pidetään tärkeinä, ne ovat osana jokaisen työnkuvaa. Kirjastossa kannustetaan oppimaan, mutta myös kaupunkitasolla oppimista tuetaan esimerkiksi stipendikukkarolla, joka tarkoittaa sitä, että henkilöstön on mahdollista saada rahallista tukea omalla ajalla tapahtuvaan työtä tukevaan kouluttautumiseen.

Espoon kirjaston mutkaton tapa toimia ja omaksua uutta tekee vaikutuksen. Useinhan tässä arjen ja byrokratian keskellä käy niin, että hyvä idea hukkuu jonnekin matkan varrelle. Tie ideasta toteutukseen on aivan liian usein turhan pitkä. Suunnitteluakin toki tarvitaan, mutta suunnitteluvaihe usein venyy. Ja sitten lopulta siinä vaiheessa, kun ja jos päästään toteutukseen asti, on matkaväsymys jo iskenyt, ainakin osalle meistä…

Koordinaattoripäivän yhteenvetoa

Alueellista kehittämistehtävää hoitavien kirjastojen koordinaattorit kokoontuivat Pasilaan yhteisen kehittämispäivän merkeissä 6.9. Koordinaattori- nimeke tosin on hieman harhaanjohtava, koska moni alueellisen kehittämistehtävän parissa työskentelevä hoitaa tehtäväänsä aivan eri nimekkeellä, kuten esimerkiksi informaatikkona, palvelupäällikkönä tai suunnittelijana.

Aamupäivän ohjelma koostui esityksistä, joiden aiheina olivat etälähetykset, kansainvälinen viestintä, monikielisen kirjaston palvelut, yleisten kirjastojen tulevaisuus ja digitaalisen syrjäytymisen estäminen Helsingin kaupunginkirjaston hankkeessa.

Etälähetyksistä alustivat Riitta Taarasti Kirjastokaistalta ja Teemu Kokkonen Kansalliskirjastosta. Kirjastot olivat lähettäneet myös ennakkokysymyksiä Riitalle ja Teemulle. Riitta nosti kysymysten pohjalta esille mm. seuraavia asioita; etälähetyksistä on hyvä tiedottaa hyvissä ajoin, eikä kannata pelätä sitä, että etälähetykset rajoittaisivat paikalle tulijoiden määrää. Luentotyyppiset tilaisuudet sopivat hyvin etälähetettäväksi, sen sijaan keskustelutilaisuudet voivat olla ongelmallisia. Kuvauslupa-asiat on hyvä hoitaa hyvissä ajoin etukäteen. Huippuluennoitsijoiden kanssa on aina sovittava kuvauksesta, samoin jos lähetyksissä on lapsia, kuvauslupa pitää aina kysyä.

Teemu kertoi, että Kansalliskirjasto käyttää etälähetyksiin pääasiassa Adobe Connect Pro – ohjelmaa. Adobeen on päädytty mm. sen vuoksi, että katsojan ei tarvitse asentaa omalle koneelleen mitään ohjelmia, lähetykset toimivat hyvin myös mobiililaitteilla ja vuorovaikutteisuus toteutuu Adobella hyvin. Suurimmissa tapahtumissa käytetään myös Youtube-streamausta. Kansalliskirjastossa kaikkiin etälähetyksiin pyydetään ilmoittautuminen ja myös palautteet kerätään systemaattisesti. Tämä helpottaa mm. tilaisuuksien tilastoinnissa ja antaa tärkeää tietoa tapahtuman järjestäjille. Teemu painotti myös sitä, että etälähetyksissä tekniikka on osa toteutusta. Tärkeää on myös lähetyksiin valmistautuminen, esimerkiksi etäosallistujille annettavat selkeät ohjeet ja yhteystiedot, mahdollisten ongelmatilanteiden varalta. Järjestäjän tulee huomioida kaikissa tilanteissa myös etäosallistujat.

Antti Sauli kertoi kansainvälisen viestinnän kuulumiset. Kansainvälinen tiimi on osa Helsingin kaupunginkirjaston toimintaa ja siinä työskentelevät Lotta Muurinen ja Antti Sauli. Kansainvälisen viestinnän tavoitteena on viestiä Suomen kirjastoista ja kirjastolaitoksesta ulkomaille, sekä tuoda ulkomailta viestiä Suomen kirjastokentälle. Tekeillä on myös teemapaketteja eri aiheista, esim. digitaalisuudesta, eri asiakasryhmien palveluista ja lukemisen edistämisestä. Alueilta toivotaan hyviä esimerkkejä eri palveluista ja projekteista, sekä ideoita siitä, mitä viestiä alueilta toivotaan välitettäväksi muualle maailmaan. Mikäli mielessä on ajatuksia aiheeseen liittyen, niin kannattaa olla yhteydessä Anttiin ja Lottaan.

Eeva Pilviö kertoi monikielisen kirjaston palveluista. Monikielinen kirjasto on OKM:n tukemaa toimintaa. Kokoelma sijaitsee Pasilan kirjastossa ja sisältää 21 000 nimekettä. Aineistoa voi tilata kaikkiin kirjastoihin Suomessa. Aineistoa löytyy n. 80 kielellä ja kirjojen lisäksi kokoelma sisältää myös lehtiä, musiikkia ja elokuvia. Suurimmat kokoelmat ovat arabian, kiinan ja somalin-kielisiä. Kirjasto voi saada siirtokokoelman lainaksi 3- 4 kuukauden ajaksi ja lainoja voi uusia.

Kirjastojen ulkopuolinen puhujavieraamme oli tohtoriopiskelija Morgan Shaw Turun yliopiston tulevaisuuden tutkimuskeskuksesta. Morganin tutkimuskohteita ovat kestävän kehityksen liikenneratkaisut ja teknologian rooli yhteiskunnassa. Morganilla on myös taustaa kirjastomaailmasta. Hän on tutkinut mm. eurooppalaisten talousalan oppilaitosten kirjastojen tulevaisuutta.

Morganin esityksen runkona oli neljä kysymystä. Miten tulevaisuutta voidaan tutkia? Mikä on yleinen kirjasto? Millaisia muutoksia tulee tapahtumaan yleisten kirjastojen toimintaympäristössä? Miten yleisten kirjastojen rooli muuttuu tulevaisuudessa?

Ja sitten tiivis yhteenveto vastauksista…Tulevaisuuden suhteen ei ole olemassa faktoja, eikä mikään ole täysin ennalta määrättyä. Sekä yksilön, että yhteisöjen toiminta vaikuttaa siihen, millainen tulevaisuudesta tulee muodostumaan. Tulevaisuuden tutkimus pyrkii muodostamaan kokonaisvaltaisen näkökulman siitä, millainen tulevaisuus on odotettavissa. Kysymystä numero kaksi, mikä on yleinen kirjasto, Morgan lähti mielenkiintoisesti havainnollistamaan kirjasto – termin selityksillä. Vertailuna oli Oxford English Dictionaryn ja Wikipedian kuvailut kirjasto –käsitteestä. OED kuvaili kirjaston ainoastaan kirjojen kautta. Kirjasto on julkinen instituutio, jossa on kokoelma kirjoja. Wikipedian selitys kirjastolle oli aivan toinen. Sen mukaan, kirjastossa on mm. laaja kokoelma aineistoa ja ammattitaitoinen henkilökunta neuvomassa ja järjestämässä tietoa, sekä tulkitsemassa tiedontarpeita. Kirjasto tarjoaa kansalaisten käyttöön sekä hiljaisia tiloja, että tiloja yhteistoimintaan. Kirjasto tarjoaa pääsyn elektroniseen aineistoon ja verkkopalveluihin, ja ulottaa siten kirjaston palvelut seinien ulkopuolelle. Kirjastot ovat yhteisönsä keskuksia ja niissä tuetaan elinikäistä oppimista. Kirjastot tukevat kansalaisyhteiskuntaa ja huomioivat vähemmistöjen oikeudet. Vaikka tämä oli hyvin tiivistetty ja lyhennetty versio Wikipedian tekstistä, niin voiko vielä selvemmin tuoda esille kirjastojen roolin laajentumista ja muuttumista?

Kirjaston toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset vaikuttavat väistämättä myös kirjastoon. Suuria muutostrendejä ympäristössä ovat mm. globalisaatio, demografiset muutokset, teknologiset muutokset, kuten tekoäly, digitalisaatio, oppimis- ja koulutusympäristön muutokset, taloudessa tapahtuvat muutokset, urbanisaatio, polarisoituminen, arvojen ja arvostusten muutos, ilmastonmuutos ja muuttuvat työtavat ja työvälineet. Jokainen näistä osioista on sisällöltään laaja, ja niiden vaikutukset yhteiskuntaan moninaiset.

Ja entä sitten kirjastojen rooli tässä muuttuvassa maailmassa? Tehtävät ja mahdollisuudet olivat lähes hengästyttävää kuunneltavaa. Joudun nyt karkeasti nostamaan vain pääkohdat esiin, jotta teksti pysyisi edes joissain rajoissa… Kaikki edellä olevat ympäristön muutokset tulevat siis todennäköisesti jollain tavalla näkymään myös kirjastojen toiminnassa. Oppimisen tavat muuttuvat nykyisestä kuunteluun ja lukemiseen perustuvasta mallista kokemuspohjaiseen oppimiseen. Kirjastotkin muuttuvat samalla paikoiksi, joissa mahdollistetaan yhdessä tekeminen ja yhdessä oppiminen. Kirjastot tarjoavat välineitä tiedon tuotantoon, esimerkiksi erilaisia teknologisia ratkaisuja, kuten robotiikkaa, tai osaamisen välineitä, kuten vaikkapa koodausta.

Kirjaston tiedonhankinnan opastus muuttuu kohti tiedonhallinnan opastamista. Oleellista tulevaisuudessa ei ole se, osaako asiakas hakea tietoa kirjastojärjestelmästä, tai erilaisista tietokannoista. Tärkeämpää on välittää ymmärrystä koko siitä ekosysteemistä, missä tieto liikkuu, sekä lisätä kansalaisten ymmärrystä oman henkilökohtaisen tietonsa hallintaan. Kirjastojen on tärkeää myös ymmärtää tekoälyn mahdollisuudet ja hyödyntää niitä toiminnoissaan. Kirjastojen tulee toimia myös demokratian edistäjinä ja luotettavan tiedon välittäjänä. Kirjastoilla voi olla rooli myös vaihdantataloudessa.

Pystymmekö vastaamaan näihin tulevaisuuden muutoksiin, samalla kuitenkin säilyttäen myös sitä ydintä, joka on toimintamme pohja? Yksi asia Morganin esityksestä kuitenkin tuli selkeästi ilmi. Henkilökunta on edelleen tärkeä osa koko toimintaa, henkilökunnan rooli tulee vain muuttumaan ympäristön muutoksen mukana.

Helsingin kaupunginkirjaston digitaalisen syrjäytymisen ehkäisy –hankkeesta kertoivat Miikka Auer, Katja Jokiniemi ja Tomas Lamas. Kaupunki on myöntänyt kirjastolle 100 000 euron erillismäärähän hankkeen toteuttamiseen. Hankkeen painotus on henkilökunnan koulutuksessa ja hanke koostuu neljästä toimenpidekokonaisuudesta. Kokonaisuudet ovat asiakaspalveluhenkilökunnan taitotason nosto, joka tapahtuu kirjastoihin jalkautuvana toimintana, ja on asiakaspalvelussa toimiville pakollinen. Muita osia ovat sähköisen asioinnin osaamisen tukeminen, e-aineistojen opastus asiakkaille ja henkilökunnalle, sekä tulevaisuuden arjen osaaminen.

Aamupäivän jälkeen jatkoimme päivää kirjastojen ajankohtaisilla kuulumisilla. AKE-alueet ovat sekä kooltaan, että rakenteeltaan erilaisia. Kaikilla alueilla on lähdetty tutustumaan alueen kirjastoihin ja rakentamaan yhteistyötä. Suurin osa alueista on tehnyt osaamistarvekartoituksia omalla alueellaan ja kartoittanut samalla myös alueen kirjastojen erityisosaamista, sekä osaamisvajeita. Koulutukset ovat kaikilla toiminnassa jo koko AKE-alueen kattavina, ja etälähetyksiä on hyödynnetty koulutusten osana. Myös vertaisoppimista ja työntekijävaihtoa on kokeiltu.

Lopuksi keskustelimme vielä lyhyesti päivästä kokonaisuudessaan, sekä alustavasti vuoden 2019 suunnitelmista. Vuosi 2018 on mennyt kaikkien osalta vielä harjoittelun merkeissä. Ensi vuodeksi pyrimme löytämään toimivat tavat myös yhteisille kokouksille. Nämä ns. koordinaattorikokoukset jatkuvat hieman erilaisissa merkeissä ensi vuonna. Kokeilemme todennäköisesti mallia, jossa yksi tai useampi AKE-kirjasto yhdessä järjestävät kokouksen. VAKE puolestaan keskittyy teemoitettuihin kokouksiin. Lisäksi otamme käyttöön säännölliset webinaarit, esim. kerran kuukaudessa.

Taustaa

Vuoden 2018 alusta voimaan tullut lainsäädäntö muutti kirjastojen toimintakenttää siten, että valtakunnallisella ja alueellisella kehittämistehtävällä korvattiin vanha keskus- ja maakuntakirjastojärjestelmä. Tehtävän mukaisesti Kirjastot.fi -sivustolle luotiin Kirjastot ja kehittäminen  -osio, joka kokoaa yhteen kaikkea kehittämistoimintaan liittyvää tiedotusta. Olemassa oleva sivusto ei kuitenkaan vastaa kaikkiin tiedotustarpeisiin. Tarvetta on myös kevyemmälle ja joustavammalle foorumille ja tähän tarpeeseen syntyi tämä blogi. Eri alueille on jo syntynyt paikallisia viestintäkanavia, jotka ovat ansiokaasti totetuttaneet oman alueensa viestintätehtävää. Valtakunnallisella tasolla samantyyppistä tiedotuskanavaa ei tähän mennessä ole ollut.

Täällä blogin taustalla meitä pääasiallisia kirjoittajia on kolme, ja meistä jokaisella on varmasti hieman erilainen näkökulma asioihin. Itse tulen viestimään niin kokouksista, kuin koulutuksistakin, ja pyrin myös nostamaan esille sellaisia asioita ja teemoja, jotka koen mielenkiintoisiksi ja huomion arvoisiksi. Tiedotan ja viestin tämän kanavan kautta luonnollisesti myös suoraan kehittämistehtävään liittyvistä asioista. Sähköpostirumban keskellä tuntuu helpottavalta, että tiedotusta voi myös tehdä jonkin muun välineen kuin sähköpostin kautta.

Kirjastopalveluiden kehittämistä tapahtuu jokaisessa kirjastossa, tai ainakin pitäisi tapahtua. Jokaisella meistähän on vastuu ja tarve arvioida ainakin oman työnsä sisältöä ja työn tekemisen tapojaan. Vierastan itse ajatusta siitä, että kehittäminen olisi jokin ns. normaalista työstä irrallaan oleva osio, jota tehdään projektiluontoisesti, ja kun projekti on ohi, palataan “normaaliin arkeen.” Isommilla hankkeilla ja projekteilla toki tehdään suurempia muutoksia ja uusia avauksia, mutta myös pienet ideat voivat olla merkittäviä etappeja palveluiden ja työn kehittämisen polulla. Ja jakamalla näitä ideoita, ajatuksia ja visioita, teemme yhdessä entistä parempia palveluja.